Информационное письмо о смене главного бухгалтера образец

План действий при смене главбуха

Информационное письмо о смене главного бухгалтера образец

В действующих положениях ТК РФ нет четких требований о передаче дел увольняемого главбуха новому сотруднику. Однако любой человек, занимающий столь высокую должность в организации, понимает, что без передачи дел разрывать отношения непрофессионально

Главный бухгалтер — такой же сотрудник компании, как и любой другой, поэтому вправе уволиться по собственному желанию и по согласованию сторон, а также быть уволен по приказу руководителя за нарушение трудового законодательства.

При найме на работу нового главбуха вам потребуется грамотно составить бланк трудового договора, заполнить онлайн который вы можете в функциональной и удобной программе Кадры от Бухсофт.

Довольно распространен вопрос — должен ли главбух передавать дела при увольнении? Примечательно, что в действующих положениях Трудового кодекса РФ нет четких требований и рекомендаций о передаче дел увольняемого главбуха новому сотруднику на его место. Однако любой человек, занимающий столь высокую должность в организации, понимает, что без передачи дел разрывать отношения непрофессионально. В сегодняшней статье разберемся, каков порядок передачи дел главного бухгалтера.

Этапы передачи дел главного бухгалтера

Конкретной последовательности передачи дел увольняемого главбуха не существует, поэтому каждая компания разрабатывает собственный порядок. Тем не менее, существует стандартная схема, с небольшими отклонениями компании стараются придерживаться чаще всего именно ее.

Этап первый — приказ руководителя о передаче дел

В приказе за подписью руководителя компании должны содержаться следующие основные моменты:

  • причина проведения процедуры передачи дел (увольнение главного бухгалтера может являться такой причиной);
  • период проведения приема-передачи дел. Важно отметить, что при увольнении главбуха по собственному желанию (п. 3 ст. 77 ТК РФ), расторгнуть трудовое соглашение с ним работодатель обязан за две недели (ст. 80 ТК РФ). Если увольнение производится по инициативе руководителя и имеет место смена собственника имущества (п.4 ст.81 ТК РФ), срок прекращения трудовых отношений с главбухом составляет три месяца с момента установления права собственности нового собственника (ст.75 ТК РФ);
  • перечисление полномочий увольняющегося главного бухгалтера;
  • сведения (ФИО) о лице, ответственном за сдачу документов — увольняющемся главном бухгалтере;
  • сведения (ФИО) о лице, принимающем дела (если кандидат в главбухи еще не найден, указывается руководитель компании, если найден и трудится в качестве заместителя главбуха или просто бухгалтером — указать нужно именно его);
  • сведения (ФИО) иных лиц, задействованных в передаче дел (например, аудиторы и члены назначенной комиссии);
  • дата окончания передачи дел. Назначенный день нужно сопоставить со сроками сдачи налоговых деклараций и бухотчетности, передавать дела накануне сдачи отчетов как минимум нерезонно.

Этап второй — завершение текущих рабочих процессов

До дня, указанного датой завершения учетных процессов в приказе о передаче дел, увольняющемуся главбуху нужно закончить все свои дела: внести необходимые бухгалтерские записи в регистры, сдать налоговую и бухгалтерскую отчетность за последний перед увольнением отчетный период, подготовить первичные документы, подшить все закрытые и сданные документы.

Срок завершения учетных процессов определяется приказом руководителя, но в любом случае он не может превышать один квартал, как период для многих отчетов в ИФНС.

Этап третий — проведение инвентаризации

Даже если с увольняемым главбухом не был заключен договор о материальной ответственности, инвентаризация денежных средств необходима, а обязательность такой проверки закреплена в статье 12 Закона от 21.11.1996 №129-ФЗ «О бухучете». Инвентаризацию финансов проводят и по кассе, и по расчетным счетам организации.

Если компания относится к крупным и крупнейшим, то проверить все имущество не так-то просто, поэтому проводится выборочная инвентаризация. Проверяют наиболее значимые показатели: доходы и расходы компании, денежные вложения, дебетовую и кредиторскую задолженности.

По итогам инвентаризации нужно подготовить акты и описи согласно установленному порядку.

Бумаги формируются в трех экземплярах, один останется в бухгалтерии, два других передаются увольняющемуся и принимаемому на работу главбухам. Оформленные документы нужно приложить к акту приема-передачи дел.

Этап четвертый — проверка бухгалтерии

Проверить состояние бухгалтерского учета, особенно если компания большая, непросто, поэтому, как правило, прибегают к помощи аудиторских организаций. Хотя такая проверка может быть проведена и руководителем компании и новым бухгалтером, который будет в дальнейшем трудиться в должности главбуха.

Чтобы не запутаться во множестве нюансов, принято за правило проверять следующие документы финансового состояния, отчетности и учета:

  • учредительная документация;
  • учетная политика организации, система документооборота;
  • бухгалтерская и налоговая отчетность за текущий и 3 предыдущих года;
  • расчетные бумаги, выписки из банков, договоры с выделенными суммами денежных средств,
  • материалы прошлых проведенных инвентаризаций;
  • акты налоговых, аудиторских и иных проверок за последние 3 года;
  • сведения о хищениях, недостачах, растратах;
  • материалы текущих судебных разбирательств компании с контрагентами, сотрудниками, госорганами.

Этап пятый — подготовка акта приема-передачи

В действующих законодательных положениях нет утвержденной формы акта приема-передачи, поэтому формируется он в свободной форме и должен отражать текущее положение дел в компании на момент передачи полномочий с полной описью передаваемых документов. Если документов очень много, опись формируется отдельно с пометкой об этом в самом акте.

Акт подписывается бывшим главным бухгалтером и лицом, вступающим в эту должность. Если же увольняющийся главбух отказывается подписывать документ, нужно подготовить акт об отказе и заручится подписями двух свидетелей этого факта.

Акт приемки-передачи — довольно значимый документ для вступающего в должность нового главбуха. Он может стать гарантом при отстаивании своих прав, например, при недостаче и неправильном оформлении документов бухучета.

Поэтому к его формированию нужно подойти со всей ответственностью. В частности, в акте обязательно должна фигурировать дата передачи документов, быть перечислены все принимаемые документы с их полным наименованием и датой составления.

Недостающие документы, обязанные вестись по правилам бухучета, лучше вынести в отдельный список или сделать отметку об этом в самом акте.

Также в акте обязательно нужно отразить обнаруженные ошибки расчетов, недочеты в оформлении первички, налоговой документации.

Готовый документ должен быть утвержден и подписан руководителем компании, при наличии в акте также ставится круглая печать.

Кого уведомить о смене главного бухгалтера?

В первую очередь о смене главбуха нужно уведомить обслуживающий организацию банк. Связано это с необходимостью замены банковской карточки компании, в которой отражены образцы подписей. Внебюджетные фонды и налоговиков по закону уведомлять необязательно.

Однако если главбух в учредительных документах указан как лицо, наделенное правом действовать от имени компании без доверенности, то и налоговиков, и ПФР, и ФОМС, и ФСС придется уведомить письмом, составленным в свободной форме.

Законом не оговорены сроки такого уведомления, однако сделать это лучше как можно скорее с момента назначения нового главбуха.

Источник: https://www.BuhSoft.ru/article/851-plan-deystviy-pri-smene-glavbuha

Смена главного бухгалтера и передача дел + акт передачи документов

Информационное письмо о смене главного бухгалтера образец

Здравствуйте! В этой статье мы поговорим о смене главного бухгалтера в организации.

Сегодня вы узнаете:

  • Как подготовиться к смене главбуха;
  • Как организовать передачу ответственности;
  • Кого необходимо уведомить об изменениях.

Работать главбух может по бессрочному или срочному трудовому договору. С ним возможно установление полной материальной ответственности, при которой сотрудник должен целиком возмещать причиненный фирме ущерб. В остальных ситуациях отвечать за ущерб компании сотрудник может в объеме не более своей средней зарплаты.

Представить главного бухгалтера к увольнению по инициативе руководителя можно, если:

  • Сотрудник разгласил коммерческую тайну, установленную законом (к подобной тайне не относятся финансовое состояние предприятия, учредительные и налоговые документы);
  • Бухгалтер причинил серьезный ущерб имуществу фирмы;
  • Произошла смена собственника предприятия (с выплатой бывшему сотруднику надлежащей компенсации).

Уход бухгалтера с должности сильно отличается от увольнения любого другого сотрудника. Как лицо, взаимодействующее с государственными органами и ведущее большой документооборот, бухгалтер обязан перед своим уходом передать все дела своему преемнику, руководителю, иному ответственному лицу.

Процедура передачи обязанностей необходима даже в случае смены главного бухгалтера при смене руководителя, потому что главбух «привязан» к предприятию и его бухгалтерии, а не к директору.

Если работник уходит с должности по собственному желанию, до расторжения трудового договора есть еще две недели. Иной срок специальной «отработки» для главного бухгалтера законодательно не предусмотрен. За это время руководителю предстоит не только найти замену главбуху, но и выпустить приказ, провести проверку всех бумаг, а также инвентаризацию.

Передача дел главного бухгалтера

Законодательно процедура передачи дел при увольнении главбуха никаким образом не закреплена, и на каждом предприятии вырабатывается своя последовательность.

Но чаще всего она не сильно отличается от стандартной схемы:

Этап 1.Руководитель издает приказ, содержащий:

  • причина смены главного бухгалтера;
  • перечень полномочий должности, передаваемой новому сотруднику;
  • ответственные лица и прочие (даже сторонние) участники процедуры;
  • сроки, в которые надлежит передать все полномочия;
  • срок закрытия учетных процессов (согласно срокам налоговой отчетности).

Этап 2. Бухгалтер завершает текущие учетные процессы:

  • делает требующиеся бухгалтерские записи;
  • сдает в налоговую отчетность;
  • готовит первичные документы;
  • все бумаги подшиваются.

Сроки, отведенные на все учетные процессы, фиксируются в приказе директора. Но в любом случае процесс не может затянуться дольше, чем на две недели.

Этап 3. Проводится инвентаризация финансовых средств.

Это обязательная практика при увольнении материально ответственных сотрудников, даже если с ними не был заключен договор о подобной ответственности. Основание для проверки – статья 12 Закона о бухучете.

В крупной организации затруднительно проверить все имущество, поэтому можно провести выборочную инвентаризацию:

  • доходов и расходов фирмы;
  • вложений;
  • дебетовой и кредиторской задолженностей.

Документ с итогами инвентаризации подписывается в трех экземплярах. Один остается в бухгалтерии, остальные подшиваются к экземплярам акта приема-передачи старого и нового сотрудников.

Этап 4. Проверяется состояние бухгалтерии: учредительные документы, акты проверок и так далее.

Полностью проверить состояние бухучета можно с помощью аудиторских компаний.

Проверку документов при смене главного бухгалтера может осуществить руководитель, сам бухгалтер, сторонние аудиторы или новый бухгалтер. Последнему особенно сложно не растеряться.

Ему необходимо знать, что именно нужно проверять:

  • учредительные документы;
  • учетная политика компании, документооборота;
  • оформление первичных документов;
  • отчетность – содержание, оформление, подписи, отметки о приеме;
  • расчетные документы, банковские выписки;
  • итоги инвентаризации;
  • акты проверок за 3 года;
  • данные о недостачах.

Этап 5. В свободном виде формируется акт приема-передачи, отражающий положение дел в организации на дату передачи полномочий.

  • Скачать образец акта приема-передачи дел

Его подписывают бывший бухгалтер и лицо, принимающее его полномочия.

После подписания всеми сторонами акта передачи, старый сотрудник прощается с должностью, а новый официально выходит на работу.

Стандартный акт содержит следующие пункты:

  • реквизиты участников процесса;
  • сроки;
  • номер приказа о передаче полномочий сотрудника;
  • полный список переходящих документов;
  • характеристики бухгалтерии;
  • реквизиты бланков отчетности;
  • описание финансового учета (кассы, чековые книжки, банковские счета);
  • система учета расчетных операций (банковские выписки);
  • номер последней доверенности на получение материальных ценностей;
  • порядок расчета с работниками.

Минимальный вариант акта передачи содержит лишь перечень принимаемых обязанностей бухгалтера, но лучше перестраховаться и включить туда также дополнительную информацию, остатки по счетам. Далеко не все возможно усвоить на слух, поэтому акт должен содержать все сведения, необходимые для ведения баланса.

После передачи документов новый главбух официально полностью вступает в должность и принимает на себя ответственность. Но возможны ситуации, когда некоторое время в организации продолжают трудиться два бухгалтера. В таком случае разграничение их обязанностей и сроки совместной работы указываются в приказе руководителя.

Ответственность бывшего бухгалтера

Необходимо помнить, что если новый бухгалтер во время работы выявит ошибки своего предшественника, он не несет по ним никакой ответственности.

Административную и даже уголовную ответственность за свои ошибки бывший бухгалтер несет даже после увольнения. Привлечь к ответственности за финансовые и налоговые нарушения можно в течение года, за иные – в течение двух месяцев.

Административные нарушения, обнаруженные после истечения срока давности, останутся для бухгалтера безнаказанными.

Наиболее часто бухгалтеры сталкиваются с ответственностью за:

НарушениеШтраф
Нарушение правил работы с наличными деньгами, кассой4000-5000 руб.
Нарушение отчетности по валютным операциям4000-5000 руб.
Нарушение норм предоставления статистических данных3000-5000 руб.
Ведение деятельности без регистрации в налоговой2000-3000 руб.
Несоблюдение сроков подачи налоговой декларации300-500 руб.
Искажение в отчетности сумм более чем на 10%2000-3000 руб.

Если после увольнения сотрудника выяснится, что им был нанесен материальный ущерб фирме, стоит для начала выяснить, была ли зафиксирована договором его материальная ответственность.

Согласно статьям ТК РФ номер 238 и 241: Если после увольнения сотрудника выяснится, что им был нанесен материальный ущерб фирме, стоит для начала выяснить, была ли зафиксирована договором его материальная ответственность.

  • Если действовало соглашение о полной материальной ответственности, виновному придется оплатить возмещение в полном объеме;
  • Не ответственный материально сотрудник возмещает ущерб не более своей средней заработной платы.

Кого уведомлять при смене главного бухгалтера

Законодательство РФ не обязывает сообщать в налоговую службу или другие государственные органы о смене главного бухгалтера в организации. Особое уведомление в налоговую подается только при изменении директора.

Но если при сдаче отчетности главбух подписывал ее своей электронной цифровой подписью, то необходимо сообщить в ИФНС о смене ответственного лица и предоставить доверенность на нового сотрудника, в случае необходимости. Тем более что многие отделения налоговых служб настойчиво требуют оповещать их в подобных ситуациях.

В случае, если операции по расчетному счету велись с применением двух подписей: Директора и Главного бухгалтера, то обязательно следует сообщить о смене главбуха в банк. Последствие невыполнения неприятное – все денежные операции компании будут приостановлены.

Пакет прилагаемых документов нужно уточнить в банке.

Он может отличаться, но в основе всегда лежат:

  • копии внутренних документов фирмы, подтверждающих смену сотрудника;
  • банковская карточка с образцом подписи нового сотрудника, получающего доступ к банковским операциям от лица компании;
  • ксерокопия паспорта нового бухгалтера;
  • сопроводительное письмо.

Все копии документов заверяются директором предприятия: Ф.И.О., подпись и пометка «копия верна».

Источник: https://kakzarabativat.ru/pravovaya-podderzhka/smena-glavnogo-buhgaltera/

Письмо о смене главного бухгалтера образец

Информационное письмо о смене главного бухгалтера образец

Письмо о смене реквизитов – документ, который составляется при смене наименования организации, почтового или юридического адреса, банковских реквизитов, замене директора и т.д.Такое письмо относится к официальной деловой корреспонденции и активно применяется в документообороте между компаниями.

Данное послание используется для информирования партнеров/клиентов/заказчиков/кредиторов, а также заинтересованных государственных структур и контролирующих органов о произошедших переменах.Важное уточнение: на сегодня письменно сообщать о смене банковских реквизитов в территориальную налоговую службу не надо, т.к.

Что касается остальных контрагентов предприятия, то в отношении них письмо носит не добровольный, а обязательный характер, поскольку необходимость по уведомлению о смене реквизитов всегда отражена в письменных договорных отношениях между сторонами.

Самое главное – делать это своевременно, даже лучше всего заранее, чтобы при практическом взаимодействии не возникало неприятных казусов, вроде отправки важных документов на прежний адрес или перечисления денежных средств на старые счета.

Обычно составлением таких писем занимается юрисконсульт или секретарь организации, а также руководители и сотрудники структурных подразделений, имеющие прямую связь с контрагентами.Но независимо от того, в чьи функции входит эта обязанность, важно, чтобы сотрудник имел представление об основных правилах составления деловых писем.

Уведомление о смене главного бухгалтера

Письмо не имеет строгого, обязательного к применению, унифицированного образца, поэтому написано оно может быть в свободной форме, с учетом потребностей и задач отправителя.

Правда, при этом все же следует придерживаться некоторых норм и стандартов.

Тон письма должен быть вежливым, не слишком сухим, но и ни в коем случае не развязным.

Необходимо следовать деловому стилю и тщательно следить за соблюдением правил русского языка, особенно в части лексики, грамматики и пунктуации.

Письмо о смене реквизитов может быть написано как от руки, так напечатано на компьютере, но в любом случае, оно должно содержать «живую» подпись руководителя организации-отправителя или иного уполномоченного лица. с 2016 года юридические лица имеют право не ставить оттиски на бумажной документации.

Письмо можно писать Последний вариант предпочтительнее, т.к.

Он придает документу солидности и свидетельствует об официальном характере послания.

Письмо может иметь столько экземпляров, сколько требуется для уведомления всех заинтересованных сторон.

Каждое отправленное послание нужно регистрировать в журнале исходящей регистрации, чтобы на случай возникновения разногласий с контрагентом у отправителя имелись сведения о дате отправке сообщения.

Поскольку реквизиты – важнейшая часть официальной документации, то письма обо всех изменениях, с ними связанными, желательно отправлять в «натуральном» виде.

Это дает возможность гарантированно доводить до сведения контрагентов информацию о новых реквизитах, тем более если отправлять эти сообщения заказными письмами с уведомлением о вручении.

В крайнем случае, можно совмещать разные варианты отправки: например, электронное или факсовое сообщение сочетать с отправлением через Почту России.

С одной стороны это позволит максимально быстро уведомить партнеров о переменах, а с другой обеспечит отправителя доказательствами того, что соответствующее письмо было им своевременно отправлено и получено адресатом.

Каждое юридическое лицо имеет банковские реквизиты. Без расчётного счёта усложняется процесс уплаты налогов и ведение расчётов, увеличивается нагрузка на кассу.

Счёт не является постоянным реквизитом компании, как ИНН или КПП.

Как правильно составить Предприятие для кредитной организации является таким же клиентом, как и физическое лицо.

За ним сохранено право смены банковского счёта внутри банка (закрытие старого и открытие нового) или перехода для обслуживания в другой банк.

В любом случае встаёт вопрос, как написать информационное письмо о смене банковских реквизитов для заинтересованных лиц.

Как правильно составить деловое письмо о сотрудничестве?

Если обязательность банковского обслуживания юридического лица является спорным вопросом российской юридической литературы, то обязательность уведомления о смене реквизитов контрагентов обсуждению не подлежит. Согласно сложившемуся в России деловому обычаю, организация направляет заинтересованным лицам письмо о смене банковских реквизитов.

Обязательство уведомить контрагента содержит статья 165.1 Гражданского кодекса (часть первая).

Кодекс определяет данную категорию информации как «юридически значимое сообщение, влекущее последствия для другого лица».

Как видно, круг адресатов информационного письма определён законодателем максимально широко.

Ими могут стать: Письмо об изменении банковских реквизитов организации следует отправить в надлежащий срок, так как соответствующие обязательства возникают у адресата только после получения новых реквизитов. Отдельных требований к этому виду корреспонденции не установлено.

Образец письма о смене реквизитов организации

Информационное письмо о смене главного бухгалтера образец

Письмо о смене реквизитов — это документ, который снижает риск неполучения денег за свои товары или услуги в случае изменения данных организации в процессе исполнения госконтракта.

Из статьи вы узнаете, как правильно поставить покупателя в известность, а также сможете скачать образец информационного письма о смене реквизитов, а также образец уведомления об изменении реквизитов организации.

По данным, указанным в контракте, заказчик перечисляет денежные средства за выполненные исполнителем обязательства, направляет корреспонденцию, проверяет действительность документов.

При обнаружении нестыковок и отсутствии уведомления о нововведениях проблемы в первую очередь возникнут у поставщика.

Дело в том, что, с юридической точки зрения, покупатель делает все правильно, а значит, не несет ответственности за неполучение конечным адресатом денег и бумаг.

Поэтому поставщик обязан в кратчайшие сроки сообщить заказчику о любых изменениях в своих данных путем направления соответствующего документа.

Что относится к реквизитам

Разберем, какие освновные данные нужно указать, составляя образец письма об изменении банковских реквизитов организации. Разделяют общие и банковские сведения. К первой группе сведений относятся:

  • наименование;
  • ИНН и КПП;
  • ОГРН;
  • место нахождения;
  • почтовый адрес;
  • сведения о руководителе.

Платежные данные представляют собой следующий перечень:

  • расчетный счет;
  • наименование банка;
  • БИК;
  • корреспондентский счет.

Как составить письмо

Унифицированной формы в законе № 44-ФЗ не установлено. Тем не менее, следует обратить внимание на ряд особенностей.

Образец информационного письма о смене банковских реквизитов организации желательно оформлять на бланке организации. В этом случае корреспонденция будет носить более официальный характер, в отличие от простого листа А4.

В самом бланке последовательно излагается следующее:

  1. Наименование получателя, Ф.И.О. и должность ответственного лица.
  2. Название документа.
  3. Город, в котором составлен документ, дата и исходящий номер (при наличии).
  4. Сообщение о новых данных.
  5. Дата, с которой изменения вступают в силу.
  6. Дополнительная информация.
  7. Подпись руководителя поставщика, печать (при наличии).

Как составить уведомление

Вы можете скачать наш образец уведомления об изменении реквизитов банка по ссылкам ниже или разработать свой. Для этого укажите:

  • причину смены реквизитов. Например, что вы закрываете счет и открываете новый;
  • день, когда закрылся старый счет;
  • день, когда открыт новый счет;
  • дату, с которой нужно проводить платежи по актуальным сведениям;
  • сведения о новом счете (наименование банка, его БИК, номер р/сч и кор/сч в банке).

Подписать образец уведомления об изменении банковских реквизитов организации может руководитель компании или уполномоченное им лицо по доверенности.

Как уведомить заказчика об изменениях

После того как исполнителю стало известно о дате начала действия новой информации, он составляет образец уведомления о смене банковских реквизитов организации.

Передать ее заказчику можно лично либо воспользоваться услугами почты. Для того чтобы оперативно поставить покупателя в известность, можно дополнительно отправить ему копию в электронном виде. Однако действительной будет считаться та форма документа, которая определена в госконтракте (например, письменная).

Получение сообщения на такой адрес свидетельствует о получении сообщения самим контрагентом, пока он не докажет обратное.

При направлении уведомления уточните, согласован ли в договоре исключительный адрес контрагента для отправки юридически значимых сообщений. В том числе это может быть адрес электронной почты. Если адрес согласован, то отправьте уведомление по нему. Исключение — если вам известно (должно быть известно), что он недостоверен (п. 64 Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25).

Если в договоре такой адрес не закреплен, направьте уведомление по адресу, указанному:

  • в ЕГРЮЛ, если контрагент — юридическое лицо;
  • в ЕГРИП, если контрагент — индивидуальный предприниматель.

Если уведомление доставят по этому адресу, оно считается полученным, даже если лицо там не находится (п. 3 ст. 54, п. 3 ст. 23 ГК РФ).

При направлении дополнительного соглашения руководствуйтесь такими же правилами, как для направления уведомления.

Однако если в договоре в качестве исключительного адреса для отправки юридически значимых сообщений согласован электронный адрес, вам все равно придется направить контрагенту курьером или почтой проект дополнительного соглашения, подписанный с вашей стороны.

На электронную почту в этом случае рекомендуем отправить уведомление об изменении банковских реквизитов и указать, что вы подготовили, подписали и направили по адресу контрагента курьером (почтой) дополнительное соглашение к договору.

Исполнитель должен удостовериться в приеме покупателем данного документа. Сделать это можно, запросив у адресата входящий номер и дату либо расписку о получении. В противном случае в период доставки уведомления он может перечислить деньги на ваш старый расчетный счет.

Когда можно обойтись без письма об изменении реквизитов

Еще на этапе подачи заявки для участия в государственных закупках потенциальный поставщик обязан указать общие и банковские сведения. Это необходимо для составления контракта после проведения торгов.

Соответственно, если организация во время подготовки тендерного предложения находится в стадии изменения каких-либо из вышеуказанных данных, то в заявке ей стоит указать новые данные. Тем более что заказчику такая информация станет доступна только после вскрытия конвертов (открытия доступа к электронным документам), когда вносить правки уже будет невозможно.

Следует помнить, что до окончания срока подачи конкурсных, аукционных заявок участник может отозвать предложение, внести коррективы и подать его заново.

В случае когда заявка уже подана, участник выиграл тендер и необходимость смены реквизитов возникла на этапе заключения контракта, вместо уведомления составляется протокол разногласий.

Источник: https://goscontract.info/shablony-dokumentov/obrazets-pisma-ob-izmenenii-rekvizitov-organizatsii

Образцы информационных писем

Информационное письмо о смене главного бухгалтера образец

Информационное письмо практически всегда составляется по единой схеме. Сначала необходимо уточнить адресата, который должен в первую очередь ознакомиться с этим документом, затем составить название и собственно текст обращения. На практике существует довольно много разновидностей информационного письма. Готовые примеры этого документа и правила его составления можно найти в статье.

Скачать образец и пример информационного письма можно в конце статьи.

Ранее мы приводили 5 примеров составления деловых писем, в дополнении к этой информации рекомендуем ознакомиться с ними, по этой ссылке.

Структура информационного письма: 5 обязательных разделов

Информационное письмо относится к одному из наиболее распространенных видов деловых писем. Его основная задача – передать конкретную информацию конкретному лицу:

  • подчиненным;
  • коллегам;
  • партнерам;
  • клиентам;
  • потенциальным клиентам.

На практике принято соблюдать определенные требования к структуре и тексту документа. Он составляется только в официально-деловом стиле, отличается небольшим объемом (чаще всего 1 страница), отсутствием эмоционально окрашенных фраз и просторечных выражений. Обычно текст составляют по такому плану:

  1. В верхнем правом углу прописывают должность и ФИО лица, которому адресовано сообщение. Обычно это главный директор предприятия, который в дальнейшем должен ознакомить с текстом письма всех работников либо часть коллег.
  2. В левом верхнем углу указывают номер и дату, которая прописывается в журнале регистрации исходящей корреспонденции.
  3. Затем следует собственно текст – это и есть основное содержание документа. Обычно он начинается с фразы: «Настоящим уведомляем Вас о том, что…». Далее в одно или несколько предложений прописывают суть уведомления (нередко используют нумерованный список).
  4. При необходимости после текста прописывают приложения – список документов, которые прилагаются к сообщению.
  5. Далее автор-отправитель указывает свою должность, название компании, ставит печать и подпись, расшифровку подписи (фамилия, инициалы).

В дополнении к этому материалу рекомендуем ознакомиться с образцом составления сопроводительных писем к документам, подробности смотрите здесь.

Виды информационных писем: 5 готовых образцов

Можно выделить довольно много видов информационных писем. Основным их назначением является информирование собеседника, что может предусматривать выполнение самых разных задач – уведомление, заявление, подтверждение намерений, сообщение рекламного характера (коммерческое предложение) и многое другое.

Извещение (уведомление)

Основная задача – уведомить клиента, партнера, коллег, сотрудников филиалов, других подразделений о важнейших событиях компании, ожидающихся в ближайшее время:

  • смена директора, главного бухгалтера и др. сотрудников;
  • смена реквизитов;
  • смена юридического или фактического адреса;
  • подготовка к проведению инвентаризации;
  • изменение рабочей недели, сокращение часов и т.п.

Также отправитель может сообщать и о каких-либо неформальных событиях – подготовка к корпоративу, празднованию юбилея компании, выставке и т.п.

Подтверждение намерений

Это письмо может служить в качестве информационного повода «напомнить» о себе либо просто подтвердить намерения в ответ на запрос.

Например, компания ведет переговоры о заключении сделки, но в разное время по каким-то причинам периодически прерывала их.

В дальнейшем руководство пришло к выводу, что сделка действительно окажется выгодной, поэтому в адрес партнера можно направить письмо о подтверждении намерений.

Разъяснение

Такое письмо обычно поступает от государственных органов и ведомств – ФНС, ФАС, МЧС, Роструд и многие другие. По образцу этих документов собственное письмо может составить и компания. Основное назначение текста – детально разъяснить свою позицию при возникновении разногласий (либо для их предупреждения).

Напоминание

В таком письме партнер стремится предупредить другого партнера о завершении сроков перечисления аванса или окончательной оплаты по договору поставки, оказания услуг и т.п. Нередко составление этого документа становится последней мерой, после чего компания вынуждена обращаться в суд – соответствующее предупреждение также можно включить в состав текста.

Рекламное письмо (коммерческое предложение)

При составлении коммерческих предложений разрешается и даже приветствуется более неформальный стиль текста и оформления сообщения.

Основная задача документа – привлечь внимание собеседника и вызывать у него желание узнать о товаре или услуге больше, т.е. заинтересовать и побудить к контакту.

Ошибочно думать, что коммерческое предложение сразу способно «продать» товар. На самом деле его главная задача – «продать» встречу или телефонный звонок.

Скачать образец и пример информационного письма:

Скачать образец простого информационного письма для компании (word)

Пример информационного письма (word)

ссылкой:

(4 4,75 из 5)
Загрузка…

Источник: https://2ann.ru/informacionnoe-pismo-obrazec-sostavleniya/

Криминальный мир
Добавить комментарий