Группировка документов при формировании дел по номинальному признаку

Группировка документов в дела, основные правила формирования дел

Группировка документов при формировании дел по номинальному признаку

* организация кадровой работы
* структура, состав
* задачи кадровой службы
* должностные инструкции сотрудников подразделения кадров
* нормативные документы для формирования документооборота отдела кадров
* перечень необходимых кадровых документов , виды и разновидности кадровой документации
* номенклатура дел
группировка документов в дела
* требования к оформлению кадровой документации , придание документам юридической силы
* инструкция по кадровому делопроизводству
* подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, сроки хранения
* ответственность работодателя за нарушение требований к ведению кадровой документации

 

Формирование кадровых документов в дела и организация их текущего хранения

   Все документы, образующиеся в деятельности организации, формируются в дела. И документы кадровой службы не исключение. Как организовать хранение кадровых документов? Документы по личному составу, создаваемые кадровой службой, имеют особое значение, ведь они содержат персональные данные работников, подтверждают их трудовой стаж со всеми его особенностями.

Учитывая большую ценность содержащихся в таких документах сведений, они должны храниться в условиях, которые бы обеспечивали их защиту от вредных воздействий окружающей среды, повреждений и утраты. Документы по личному составу должны быть сформированы в дела и храниться надлежащим образом. Более того: в части первой статьи 17 Федерального закона от 22.10.

2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» документы по личному составу особо выделены в числе тех архивных документов, сохранность которых обязаны обеспечивать государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица.

Сохранность документов обеспечивается в течение предусмотренных сроков хранения.

Толковый словарь

   Документы по личному составу – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (п.3 ч.1 ст. 3 Закона об архивном деле).
   Дело – совокупность документов( или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).
   Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизации документов внутри дела (ГОСТ Р 51141 -98).

Основные правила формирования дел.

С наступлением нового календарного года каждая организация начинает формировать свои документы в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Как правило, это происходит децентрализовано, т. е. не в целом по организации, а в отдельных структурных подразделениях. Так, кадровая служба самостоятельно формирует в дела кадровые документы.

При этом в службе может быть работник, ответственный за формирование дел.Зачем необходимо формировать документы в дела?   В первую очередь эта процедура обеспечивает в дальнейшем быстрый поиск документов и их использование.

Согласитесь: гораздо легче найти документ, который подшит в хронологическом порядке в папку с определенным заголовком, чем если бы этот же документ годами хранился в большом массиве со всеми остальными бумагами, созданными по самым разным вопросам.   Кроме того, грамотное оформление дел для текущего хранения облегчает будущую работу по подготовке документов для передачи в архив.

Документы по личному составу, как правило, имеют длительный срок хранения – 75 лет, а значит, в определенный момент наступит необходимость готовить их к архивному хранению. И чем лучше будет проведена работа по оформлению текущих дел, тем меньше времени будет затрачено в будущем на их подготовку к длительному хранению.

   Для того чтобы при передаче в архив не приходилось переформировывать и переоформлять дела, формируйте их по установленным правилам уже в делопроизводстве.При формировании дел кадровой службы и организации их хранения необходимо руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.2002).

Однако этот документ не является нормативным актом, обязательным для применения. Кроме того, в Основных правилах недостаточно полно отражена специфика формирования кадровых документов в дела. Поэтому, рассматривая технологию работы именно с кадровыми документами, во многом приходится опираться на те приемы, которые сложились в практике работы с документами, в т. ч.

в архивах, хранящих документы по личному составу.   Документы, образующиеся в деятельности кадровой службы, хранятся в делах, в виде журналов (книг), в виде картотек.Можно выделить несколько правил формирования дел.

   Правило 1. Документы формируются в дела строго в соответствии с номенклатурой дел организации.

Напомним: при составлении номенклатуры дел и включении в нее заголовков дел, можно руководствоваться разными критериями. Например:

Признак для формирования делПринцип формирования документов в делоПример оформления заголовка дела
НоминальныйПо названию разновидности документовПриказы по основной деятельности
Предметно-вопросныйПо содержанию документовДокументы по вопросам подбора и найма персонала (справки, объявления, списки)
АвторскийПо автору документа. Предполагает группировку в дело документов одного автораПротоколы заседаний аттестационной комиссии
КорреспондентскийИспользуется для группировки переписки. В заголовке дела указывается корреспондент, с которым ведется переписка, и раскрывается содержание вопросаПереписка с учебными заведениями о производственной практике студентов
ГеографическийСлужит для объединения в одном деле нескольких корреспондентовПереписка с организациями Восточной Сибири по вопросам организации работ вахтовым методом
ХронологическийИспользуется для группировки документов за какой-либо определенный периодКвартальные отчеты о работе отдела кадров в 2010 г.

Независимо от того, каким образом перечень дел закреплен в номенклатуре, дела должны формироваться строго в соответствии с номенклатурой. Включать документы в дела иным образом запрещается.
   Правило 2. Дело считается заведенным с момента подшивки в него хотя бы одного документа.
   Правило 3. Одновременно с включением в дело документов оформляется его обложка.Оформление обложки дела состоит в нанесении на нее определенной информации:- наименование организации;- наименование структурного подразделения;- индекс (номер) дела;- заголовок дела;- срок хранения документов дела.Наименование организации и наименование структурного подразделения указываются в точном соответствии с официально установленным названием.Индекс дела переносится на обложку из номенклатуры дел. Заголовок записывается на обложке дела в точном соответствии с номенклатурой дел службы кадров.Срок хранения документов также указывается в соответствии с номенклатурой дел.

Вопрос.

В начале осени организация сменила наименование. В текущем делопроизводстве находится множество дел, в т. ч. оформлены дела с документами по личному составу. При этом на всех обложках указано прежнее наименование организации. Требуется ли переоформлять все дела (менять обложки дел), имеющиеся в делопроизводстве организации?

Ответ : В рассматриваемой ситуации не требуется переоформлять обложки дел. При изменении наименования организации в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке дела указывается новое наименование этой организации, а прежнее наименование заключается в скобки.
   Правило 4.

В дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы, содержащие все необходимые реквизиты.
   Правило 5. В дело включается по одному экземпляру каждого документа.
   Правило 6. В дела включаются подлинники документов, за исключением некоторых случаев.

Дело может содержать копию документа тогда, когда подлинник отсылается в другую организацию (или гражданину), а у автора остается второй экземпляр (копия). В основном это касается переписки. Если в организации ведутся личные дела работников, то в них помещаются копии следующих документов:- приказы по личному составу (о приеме, переводах, увольнении, поощрении и др.

);- документы об образовании, повышении квалификации, присвоении разряда или второй профессии и др.

Большинство кадровых документов хранится именно в подлинниках: приказы по личному составу и другие распорядительные документы, локальные нормативные акты (правила, положения, инструкции и др.

), личные карточки работников, учетные и регистрационные книги, журналы, служебные записки, трудовые договоры и др.    Правило 7. Не помещаются в дела проекты документов, дублетные экземпляры, а также документы, подлежащие возврату.

   Правило 8. Некоторые виды документов необходимо группировать в дела отдельно.Раздельно группируются:   • документы постоянного и временного хранения;   • разные виды распорядительных документов;   • подлинники и копии документов;   • годовые, квартальные и месячные планы и отчеты;   • утвержденные документы и их проекты.

   Правило 9. В дело помещаются документы одного календарного года.

Исключение из этого правила составляют: переходящие дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы конкретного сотрудника, документы комиссий, которые группируются в дело в период их деятельности, и некоторые другие документы.

   Правило 10. В дело помещается не более 250 листов (толщина дела при этом составляет не более 4см). При большем количестве документов формируются тома (части) дел.

   Правило 11. Внутри дела документы располагаются в определенном порядке.
Документы в делах группируются по хронологическому или тематическому признаку либо их сочетанию.

Группировка документов в дела

ДокументыПравила группировки документов в дела
Входящие документыГруппируются в дела по датам поступления
Исходящие документыГруппируются в дела по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов
Локальные нормативные акты, утвержденные в качестве самостоятельных документовГруппируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в пределах одного календарного года
Локальные нормативные акты, утвержденные распорядительными документамиЯвляются приложениями к распорядительным документам (приказам, распоряжениям, решениям, постановлениям) и группируются в дела вместе с указанными документами
Приказы по основной деятельностиГруппируются отдельно от приказов по личному составу. Подлинные экземпляры систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров
Документы к приказам по основной деятельностиГруппируются и подшиваются отдельно от приказов по основной деятельности и хранятся у лица, готовившего их проекты
Приказы по личному составуГруппируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения
ПерепискаГруппируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается в дело за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д.
ПротоколыРасполагаются в хронологическом порядке по датам их составления
Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнениюГруппируются в дела по направлениям деятельности организации
Утвержденные планы, отчеты, сметы, титульные спискиГруппируются отдельно от их проектов
Плановые и отчетные документыХранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления
Перспективные планы, рассчитанные на несколько летФормируются в деле первого года, а отчеты по выполнению этих планов – в деле последнего года
Документы в личных делахРасполагаются в хронологическом порядке по мере их поступления
Личные карточки работниковФормируются в дело по алфавиту фамилий
Лицевые счета по заработной плате работниковГруппируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий

   Правило 12. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся; в отдельный том (часть) выделяются приложения объемом свыше 250 листов.

Источник: http://www.bizneshaus.ru/kadry_gpup_del.html

Формирование дел в организации и их текущее хранение

Группировка документов при формировании дел по номинальному признаку

В начале каждого года в организации начинается формирование документов в дела. Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Централизованное и децентрализованное формирование дел в организации

В организациях дела формируются централизованно в службе документационного обеспечения управления (секретариат, канцелярия, отдел делопроизводства и т.п.) или децентрализованно – в структурных подразделениях. Практика показывает, что дела формируются, в основном, децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях.

Организационно-распорядительные документы, формы их регистрации (учета), сводная текстовая и статистическая планово-отчетная документация, переписка и другие документы по вопросам основной деятельности формируются в службе документационного обеспечения управления (ДОУ).

Документы, отражающие отдельные направления деятельности организации, формируются в дела по месту их составления в соответствующих структурных подразделениях, в компетенцию которых входят те или иные вопросы согласно положению о них (например, согласно положению о планово-экономическом отделе, отделе бухгалтерского учета и отчетности, отделе кадров и т.д.).

Формированием дел в структурных подразделениях организации занимаются работники, ответственные за ведение делопроизводства. Контроль за формированием дел осуществляется службой ДОУ.

Руководитель архива организации или ответственный за архив оказывает необходимую методическую помощь работникам структурных подразделений в формировании дел, а также проводит проверки правильности формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Правила формирования дел

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

● помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

● включать в дело по одному экземпляру документа;

● помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

● помещать приложения вместе с основными документами;

● группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

● раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

Обратите внимание! Дело не должно превышать 250 листов при толщине корешка не более 4 см. В случае, если корешок дела превышает 4 см, документы дела разбиваются на тома. Индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «том 1», «том 2» и т.д.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или сочетании.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию в логической последовательности освещали определенные вопросы.

Дела заводятся по хронологическому, тематическому признаку или их сочетанию. Входящие документы располагаются по датам поступления, исходящие – по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Группировка в дела отдельных видов документов

Нормативные правовые и распорядительные акты группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в пределах одного календарного года.

Не допускается формировать в одно дело разные виды распорядительных документов, например приказы, распоряжения и указания.

Каждый вид распорядительного документа формируется в самостоятельное дело со своей валовой нумерацией и, соответственно, подлежит регистрации в самостоятельном журнале (книге).

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы по личному составу, имеющие согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.

2010 № 558) разные сроки хранения, формируются в самостоятельные дела и имеют свою собственную регистрацию в соответствующей учетной форме (журнал, книга, картотека).

Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.

В соответствии со ст. 19б Перечня типовых управленческих архивных документов образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы:

● о приеме, перемещении, совмещении, переводе, увольнении;

● аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (чинов);

● изменении фамилии;

● поощрении, награждении;

● оплате труда, премировании, различных выплатах;

● всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпусках по беременностям, родам, уходу за ребенком, отпусках без сохранения содержания (заработной платы);

● дежурствах по профилю основной деятельности;

● длительных внутрироссийских и зарубежных командировках, командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы:

● о дисциплинарных взысканиях;

● ежегодных оплачиваемых отпусках, учебных отпусках;

●  дежурствах;

●  краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Практика использования документов по личному составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности.

Например, следует отдельно группировать в дела приказы о приеме, перемещении, совмещении, переводе и увольнении работников, т.е. связанных с их трудовым стажем, и отдельно – приказы о премировании, поощрении и других выплатах, в которых содержатся сведения о заработной плате.

При этом в каждом деле приказы должны иметь самостоятельную валовую нумерацию.

Положения, инструкции, правила, утвержденные нормативными правовыми и распорядительными актами (приказами, распоряжениями, решениями, постановлениями и т.п.), группируются вместе с указанными документами. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по датам их составления и в порядке возрастания их номеров. Имеющиеся приложения к протоколам формируются в одно дело, т.е. вместе с протоколами. В случае большого объема приложений к протоколам приложения формируются в отдельные дела по датам протоколов и их номерам.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, штатные расписания и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления и систематизируются следующим образом:

● внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

● анкета (личный листок по учету кадров) и дополнение к нему;

● автобиография, резюме;

● документы об образовании;

● заявление о приеме на работу;

● приказ (распоряжение) о приеме на работу;

● трудовой договор;

● договор о материальной ответственности (при его наличии);

● копии приказов (распоряжений) о перемещении, совмещении, переводе, аттестации, повышении квалификации, установлении окладов, отпусках без сохранения содержания, уходу за ребенком и др.;

● дополнительные соглашения к трудовому договору;

● копии свидетельств о браке, документов о перемене фамилии;

● аттестационные листы;

● копии паспорта, ИНН, ПФР и иных личных документов работника;

● справки о регистрации по месту жительства;

● медицинские справки;

● заявление об увольнении;

● копия приказа (распоряжения) об увольнении.

Личные карточки работников (унифицированная форма № Т-2) формируются в самостоятельные дела по алфавиту фамилий отдельно от личных дел.

Лицевые счета по заработной плате работников располагаются в делах в алфавитном порядке фамилий.

Подготовка дел к передаче на хранение

Источник: https://www.profiz.ru/sr/8_2011/formirovanie_del/

5.2 Формирование дел

Группировка документов при формировании дел по номинальному признаку

При формировании документов в дела используются следующие основные признаки заведения дел:

  • номинальный;
  • предметно-вопросный;
  • авторский;
  • корреспондентский;
  • географический;
  • хронологический.

Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т.д.

При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание, например:

Документы по вопросам повышения качества продукции (акты, справки, рекламации, докладные записки).

Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора, например:

Протоколы производственных совещаний ЗАО «Контакт» за 2001 г.

Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса, например:

Переписка с машиностроительными предприятиями о взаимных расчетах за 2001г.

Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку. Например:

Переписка с предприятиями Восточной Сибири по вопросам поставки продукции.

Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку, например:

Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и капитальных вложениях за 2001г.

Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.

https://www.youtube.com/watch?v=5si-YoCM9kg

Документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

1) раздельно группируются:

  1. документы постоянного и временного сроков хранения;

  2. подлинники и копии документов;

  3. годовые, квартальные и месячные планы и отчеты;

  4. утвержденные документы и их проекты;

  1. в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

  2. каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов (например, копия документа должна иметь отметку о заверении копий);

  3. каждый подшиваемый в дело документ должен иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело;

  4. в дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года (например, личные дела ведутся на всем протяжении периода работы сотрудника в организации).

  5. в одно дело помещается не более 250 листов (или толщина дела должна быть не более 4 сантиметров);

  6. приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.

Приняты определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовив­шего их проекты.

Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам.

Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, титульные списки группируются отдельно от их проектов.

Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления. Например, план на 2002г.

, составленный в 2001г., должен быть отнесен к 2002г., а отчет за 2001г., составленный в 2002г. – к 2001г.

Перспективные планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в деле первого года, а отчеты по выполнению перспективных планов – в деле последнего года.

Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности, например, документы отчета о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, пояснительной записки и приложений к нему, располагают в таком порядке: пояснительная записка к отчету, затем баланс и в конце – приложения.

Лицевые счета сотрудников предприятия по заработной плате группируются в самостоятельные дела располагаются в них по алфавиту фамилий.

Протоколы заседаний, совещаний у руководства и др. группируются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.

Переписка группируется за календарной год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом –

Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса.

Источник: https://studfile.net/preview/6404699/page:19/

Формирование дел

Группировка документов при формировании дел по номинальному признаку

Систематизация исполненных документов и формирование их в дела служат основой порядка в делопроизводстве организации, обеспечивают быстрый поиск документов и их сохранность.

Дело представляет собой совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку, помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правилам.

Систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке, называется номенклатура дел.

Тема 10. Систематизация документов. Номенклатура дел. Хранение документов.

Внутренние документы. Подготовка, исполнение и контроль

Внутренние документы — это документы, которые готовятся, оформляются и исполняются в пределах самого учреждения. Их подготовка и оформление осуществляются в соответствии с общими правилами оформления исходящих документов и включают следующие этапы:

• составление проекта документа;

• согласование;

• проверка правильности оформления;

• подписание документа руководителем;

• регистрация.

На этапе исполнения работа с внутренними документами организуется согласно правилам работы с входящими документами и включает следующие этапы:

• передача документа исполнителю;

• контроль его исполнения;

• исполнение;

• проставление отметки об исполнении документа;

• подшивка исполненного документа в дело.

Сроки исполнения документов могут быть типовыми или индивидуальными. Типовые сроки устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления — центральных и отраслевых органов управления. Индивидуальные сроки исполнения документов устанавливаются руководителем учреждения. Конечная дата указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменение типового срока производится принятием нового акта. Изменение индивидуального срока исполнения документа возможно только по указанию руководителя, который установил этот срок. Для переноса срока исполнения по просьбе исполнителя необходимо наличие докладной записки на имя руководителя с указанием уважительных причин.

Срок исполнения для большинства документов не должен превышать 10 дней.

Номенклатура дел является классификационным справочником, обязательным для составления во всех государственных организациях. Она включает перечень всех документов, разрабатываемых в данной организации и поступающих в нее извне. В номенклатуру не включаются научно-технические документы к печатные издания.

При составлении номенклатуры дел необходимо учитывать требования, содержащиеся в следующих нормативно-методических документах: «Государственная система документационного обеспечения управления», «Основные правила работы ведомственных архивов», «Типовая инструкция по Делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации».

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 дет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатуры дел бывают трех видов: конкретные, или индивидуальные (номенклатура дел определенной организации, фирмы, учреждения, предприятия), типовые и примерные.

Индивидуальные номенклатуры дел подразделяются на сводные (для организации в целом) и для каждого структурного подразделения. Сводная номенклатура имеет структурную схему построения, в которой названиями частей (классами) являются наименования структурных подразделений.

Типовые номенклатуры дел составляются для однородных по характеру деятельности организаций. Они позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения.

Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер и устанавливает примерный состав дел, находящихся в организациях, с указанием их индексов.

Типовые и примерные номенклатуры дел, разрабатываемые вышестоящими организациями для своих подведомственных организаций, должны быть рассмотрены и согласованы с экспертнопроверочной комиссией соответствующего архивного органа и утверждены руководителем организации отраслевого органа управления. Переработку и переутверждение типовых и примерных номенклатур дел проводят один раз в 10 лет.

Утвержденный экземпляр номенклатуры дел организации является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел службы ДОУ в виде самостоятельного дела, так же как и все контрольные и справочные картотеки. Номенклатура дел составляется по установленной форме и включает следующие реквизиты:

• наименование организации;

• наименование вида документа (номенклатура дел);

• дату документа;

• индекс дела;

• место составления или издания документа;

• гриф утверждения документа;

• заголовок к тексту;

• текст документа;

• подпись;

• гриф согласования документа.

Наименование разделов номенклатуры дел — это названия структурных подразделений организации. Первым разделом номенклатуры независимо от места в штатном расписании является служба ДОУ, последними разделами — общественные организации и органы, действующие на общественных началах.

Если в организации отсутствуют структурные подразделения, то ее номенклатура строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме. В качестве разделов номенклатуры используются направления деятельности организации или должности руководителей и специалистов.

При указании названия раздела обязательно проставляется и его индекс.

Объем каждого дела не должен превышать 250 листов. Поэтому если к концу года собирается большое количество документов под одним названием, то дело может быть сформировано в нескольких томах (частях). Для их учета в номенклатуре дел предусмотрена третья графа. Она заполняется в конце года.

В конце года в номенклатуре делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел, включая число томов (частей), с учетом сведений графы № 3.

В соответствии с ГОСТ Р. 51141 — 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» формированием дела называется «отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри дела». Группировка документов в дела производится в соответствии с номенклатурой дел. Порядок формирования дел должен быть изложен в инструкции |ПО делопроизводству организации.

Различают централизованное формирование, которое осуществляется только службой ДОУ, и децентрализованное, производимое всеми структурными подразделениями организации.

Формирование дел в структурных подразделениях осуществляют лица, ответственные за документацию; методическое руководство и контроль за правильностью формирования дел — служба ДОУ и ведомственный архив.

В небольших учреждениях, фирмах дела формируются централизованно секретарем. Он же является ответственным за сохранность документов.

Формирование дела начинается с начала года. Для всех названных в номенклатуре дел заводится папка.

На обложке каждого из них пишется наименование организации, затем с новой Строки — название структурного подразделения и под ним, в середине обложки, указывается индекс дела по номенклатуре.

После этого полностью переносится на обложку заголовок дела из номенклатуры. В нижней части обложки дела проставляется срок его хранения. Если дело имеет постоянный срок хранения, то пишется: «Хранить постоянно».

Заголовок является важнейшим элементом номенклатуры дела, так как именно по заголовку происходит поиск необходимого документа. Требования, предъявляемые к заголовку, — это Краткость, четкость, предельная точность. Заголовок дела должен содержать следующие элементы:

• наименование вида документа (приказы, протоколы, отчеты, акты и т.д.), наименование рода заводимого дела (переписка, документы, дело);

• авторство документа (наименование организации, структурного подразделения);

• адресат или корреспондент документа (наименование организации, которой адресуют или от которой получают документ);

• краткое содержание документов дела;

• название территории (местности), с которой связано содержание документов дела;

• даты (периоды), к которым относятся документы дела;

• указание на копийность дела.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени (месяц, квартал, год) на (за) который составлены документы, наименование их вида (план, отчет) и авторы, например: «Годовой отчет фирмы по капитальным вложениям за 2001 год».

В заголовке дела, содержащего статистические формы, заполняемые в организации, приводятся: название формы, ее номер или шифр, например: «Годовой отчет о работе цехов по форме Б-36» или «Ведомость №… по счетам…».

В заголовках дел, содержащих организационно-распорядительные документы, указываются наименование вида документа и автор, например: «Приказы ректора института по личному составу за 2003 год».

Дела не должны иметь общих заголовков, не раскрывающих содержание и виды документов, например, таких как «Руководящие материалы», «Разная переписка», «Переписка по общим вопросам», «Дела с отчетностью» и т.п. Подобные заголовки недопустимы. При необходимости в заголовках дела указывается копийность документов.

Документы могут группироваться в дела по следующим признакам: номинальному, предметно-вопросному, авторскому, корреспондентскому, географическому, хронологическому.

Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит их принадлежность к одному и тому же виду, например: «Приказы, протоколы, справки, акты и т.п.»

При формировании документов в дело по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание, например: «Документы по вопросам повышения качества продукции (рекламации, докладные записки, справки, акты)».

Авторский признак предполагает группировку в дело документов одного автора, например: «Протоколы производственных совещаний завода «Коммунар» за 2002 год».

Корреспондентский признак используется при группировке документов, связанных с перепиской. В заголовке указывается корреспондент, с которым ведется переписка, и раскрывается содержание вопроса, например: «Переписка со средними профессиональными учебными заведениями о совместной подготовке специалистов».

При группировке в одно дело документов нескольких корреспондентов используется географический признак, например: «Переписка с предприятиями Восточной Сибири по вопросам поставки продукции».

Хронологический признак применяется при группировке документов за какой-либо определенный период, например: «Квартальные отчеты о научно-исследовательской работе преподавателей института».

В дело могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены в нем номенклатурой. На документы не указанные в номенклатуре, заводится самостоятельное дело, и его название дописывается в номенклатуру дел под резервным номером.

При формировании дел следует помнить, что в дело включаются только исполненные документы (имеющие отметку об исполнении) в соответствии с заголовками дел по номенклатуре. Неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещено.

Документы находятся в деле только в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии в дело не подшиваются. Исключение составляют копии, на которых есть резолюции, визы, пометки, дополняющие содержание первых экземпляров. В дело помещаются документы, которые по своей содержательной части соответствуют его заголовку.

Одним из важнейших требований, которые должны выполняться при формировании дел, является группировка в отдельные дела документов, предназначенных для постоянного и временного хранения.

Документы постоянного хранения и со сроками хранения свыше 10 лет и до 10 лет не могут быть сгруппированы в одно дело.

Сроки хранения устанавливаются на основе специальных перечней типовых и ведомственных документов.

Сроки, утвержденные типовыми перечнями, сокращать не разрешается; они могут быть только увеличены в особых случаях, вызванных спецификой деятельности отдельных организаций.

Сроки хранения документов, не предусмотренных типовым или ведомственным перечнем, устанавливаются ЭПК соответствующего архивного учреждения на основе материалов, представленных ведомственным архивом и ЭК организации.

Источник: https://studopedia.su/6_29309_formirovanie-del.html

Криминальный мир
Добавить комментарий