Группировка документов при формировании дел по номинальному признаку

Формирование и оформление дел

Группировка документов при формировании дел по номинальному признаку

Деломявляется совокупность документов (вотдельных случаях – документ), сформированныхпо какому-либо признаку, помещенных втвердую обложку, оформленную поопределенным правилам.

Формированиемдел называетсягруппировка исполненных документов вдела.

Правильноеформирование делспособствует оперативному поискунеобходимых документов в документноммассиве предприятия, обеспечивает ихсохранность, устанавливает порядок вделопроизводстве.

Формированиедел руководствапредприятия проводит, как правило,секретарь-референт или другой специальноназначенный работник службы делопроизводствапод непосредственным контролемруководи­теля предприятия.

Формированиеделосуществляется в соответствии сзаголовками дел позаранее составленной номенклатурепредприятия.

Заголовкидел должныбыть краткими и соответствоватьсмысловому содержанию документов,находящихся в данном деле.

В большинствефирм формирование делпроводится поназваниям видов документов, например,акты, приказы, контракты.

При большомобъеме документовнеобходимо дляоперативного поиска вводить другиепризнаки классификации, например,контракты разде­лить на дела, содержащиеконтракты о поставке стекла, контрактыо поставке леса и т. д.

Основные документы предприятия

Устави др. учр.

Рис. Примерноеразделение документов коммерческогопредприятия на группы дел

Приформировании документовв дела используются следующие признакизаведения дел:

  • номинальный признак – название разновидности дел. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т.д.
  • При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание. Например: “Документы по вопросам текучести кадров (сводки, аналитические справки, докладные записки)”.
  • Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора. Например: “Протоколы заседаний комиссии по сокращению штатов за 1996 год”.
  • Для группировки переписки используетсякорреспондентский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса. Например: “Переписка с органами социальной защиты граждан по вопросам назначения пенсий”.
  • Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляетсяпо географическому признаку. Например: “Переписка с учебными центрами Москвы по вопросам переподготовки кадров”.
  • Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется похронологическому признаку.Например: “Квартальные отчеты о работе с кадрами за 1998 год”.

Планово-отчетныедокументы группируются в дела пономинальному, авторскому, предметно-вопросномуи хронологическому признакам.

При формированиидел необходимо соблюдать следующиетребования:

  • в дело помещаются документы, работа по которым проведена;
  • -документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;
  • документы разных сроков хранения формируются в разные дела;
  • документы, касающиеся одного вопроса, помешаются в одно дело;
  • в дело включается один экземпляр документа;
  • в дело формируются, как правило, документы одного года;
  • документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной хроно­логической (02.01.98, 01.01.98 и т. д.) последовательности (для документов временного хранения – до 10 лет включительно – допускается обратный хронологический порядок расположения документов в деле).
  • устав предприятия и другие учредительные документы формируются в са­мостоятельное дело.
  • протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседаний Совета директоров.
  • Приложения и другие допол­нительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся.
  • Контракты предприятия делятся на две группы, хранящиеся в раз­ных делах. Первую группу составляют коммерческие контракты между предприятиями, вторую – трудовые контракты (договоры) с работника­ми.
  • Приказы по основной (производственной) деятельности формируют­ся отдельно от приказов по личному составу.
  • Документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников.
  • Документы ограниченного доступа с грифом “КТ” или “Конфиден­циально” формируют отдельно от остальных документов предприятия.
  • При формировании дал с перепиской одним из решающих факторов является ее объем.
  • При небольшом объеме переписки заводится одно дело, содержащее входящие и исходящие письма и факсы.
  • Прогнозируя рост переписки с деловыми партнерами, целесообразно завести отдельные дела для входящих и исходящих документов.
  • При дальнейшем возрастании объема можно входящую и исходящую переписку разделить по видам документов, на письма и факсы.
  • В ряде фирм при формировании дал с перепиской используется подшивка “письма-ответа'' рядом с “письмом-запросом”.
  • Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относят­ся по содержанию, независимо от времени их составления или утвер­ждения.
  • Бизнес-планы, рассчитанные на несколько лет, подшиваются в дело первого года, например, бизнес-план на 1995 – 2000 гг. будет нахо­диться в деле 1995 г.
  • Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса.
  • Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 сантиметров.
  • Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.
  • Документы, помещенные в дело, должны иметь подписи, дату, индекс, копии-заверительную надпись, отметку “В дело.”
  • Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса.
  • Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.

Если числопредприятий-контрагентов достаточностабильно, то в этом случае можноприменить объектовый признак формированиядо­кументов, т. е. в одном деле будутнаходиться разные виды документов(контракты, факсы, телефонограммы и т.п.), относящиеся к одной организации,например: “Документы (контракты, акты,переписка) о сотрудничестве с предприятием”Крисс” за 1998 г.”.

Приформировании дел используютсяотечественные скоросшиватели,рассчитанные в среднем на 200 листов, ипапки-файлы, позволяющие подшивать в2-3 раза больше.

Папки-файлыимпортного производства(типа “Leitz”,”Grand”,”Bantex”и т. п.) могут вестись на протяжениинескольких лет. Поэтому для оперативногопоиска документов внутри дела необходимоисполь­зовать разделители с указаниемгода.

Источник: https://studfile.net/preview/897786/page:3/

Группировка документов в дела, основные правила формирования дел

Группировка документов при формировании дел по номинальному признаку

* организация кадровой работы
* структура, состав
* задачи кадровой службы
* должностные инструкции сотрудников подразделения кадров
* нормативные документы для формирования документооборота отдела кадров
* перечень необходимых кадровых документов , виды и разновидности кадровой документации
* номенклатура дел
группировка документов в дела
* требования к оформлению кадровой документации , придание документам юридической силы
* инструкция по кадровому делопроизводству
* подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, сроки хранения
* ответственность работодателя за нарушение требований к ведению кадровой документации

 

Формирование кадровых документов в дела и организация их текущего хранения

   Все документы, образующиеся в деятельности организации, формируются в дела. И документы кадровой службы не исключение. Как организовать хранение кадровых документов? Документы по личному составу, создаваемые кадровой службой, имеют особое значение, ведь они содержат персональные данные работников, подтверждают их трудовой стаж со всеми его особенностями.

Учитывая большую ценность содержащихся в таких документах сведений, они должны храниться в условиях, которые бы обеспечивали их защиту от вредных воздействий окружающей среды, повреждений и утраты. Документы по личному составу должны быть сформированы в дела и храниться надлежащим образом. Более того: в части первой статьи 17 Федерального закона от 22.10.

2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» документы по личному составу особо выделены в числе тех архивных документов, сохранность которых обязаны обеспечивать государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица.

Сохранность документов обеспечивается в течение предусмотренных сроков хранения.

Толковый словарь

   Документы по личному составу – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (п.3 ч.1 ст. 3 Закона об архивном деле).
   Дело – совокупность документов( или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).
   Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизации документов внутри дела (ГОСТ Р 51141 -98).

Основные правила формирования дел.

С наступлением нового календарного года каждая организация начинает формировать свои документы в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Как правило, это происходит децентрализовано, т. е. не в целом по организации, а в отдельных структурных подразделениях. Так, кадровая служба самостоятельно формирует в дела кадровые документы.

При этом в службе может быть работник, ответственный за формирование дел.Зачем необходимо формировать документы в дела?   В первую очередь эта процедура обеспечивает в дальнейшем быстрый поиск документов и их использование.

Согласитесь: гораздо легче найти документ, который подшит в хронологическом порядке в папку с определенным заголовком, чем если бы этот же документ годами хранился в большом массиве со всеми остальными бумагами, созданными по самым разным вопросам.   Кроме того, грамотное оформление дел для текущего хранения облегчает будущую работу по подготовке документов для передачи в архив.

Документы по личному составу, как правило, имеют длительный срок хранения – 75 лет, а значит, в определенный момент наступит необходимость готовить их к архивному хранению. И чем лучше будет проведена работа по оформлению текущих дел, тем меньше времени будет затрачено в будущем на их подготовку к длительному хранению.

   Для того чтобы при передаче в архив не приходилось переформировывать и переоформлять дела, формируйте их по установленным правилам уже в делопроизводстве.При формировании дел кадровой службы и организации их хранения необходимо руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.2002).

Однако этот документ не является нормативным актом, обязательным для применения. Кроме того, в Основных правилах недостаточно полно отражена специфика формирования кадровых документов в дела. Поэтому, рассматривая технологию работы именно с кадровыми документами, во многом приходится опираться на те приемы, которые сложились в практике работы с документами, в т. ч.

в архивах, хранящих документы по личному составу.   Документы, образующиеся в деятельности кадровой службы, хранятся в делах, в виде журналов (книг), в виде картотек.Можно выделить несколько правил формирования дел.

   Правило 1. Документы формируются в дела строго в соответствии с номенклатурой дел организации.

Напомним: при составлении номенклатуры дел и включении в нее заголовков дел, можно руководствоваться разными критериями. Например:

Признак для формирования делПринцип формирования документов в делоПример оформления заголовка дела
НоминальныйПо названию разновидности документовПриказы по основной деятельности
Предметно-вопросныйПо содержанию документовДокументы по вопросам подбора и найма персонала (справки, объявления, списки)
АвторскийПо автору документа. Предполагает группировку в дело документов одного автораПротоколы заседаний аттестационной комиссии
КорреспондентскийИспользуется для группировки переписки. В заголовке дела указывается корреспондент, с которым ведется переписка, и раскрывается содержание вопросаПереписка с учебными заведениями о производственной практике студентов
ГеографическийСлужит для объединения в одном деле нескольких корреспондентовПереписка с организациями Восточной Сибири по вопросам организации работ вахтовым методом
ХронологическийИспользуется для группировки документов за какой-либо определенный периодКвартальные отчеты о работе отдела кадров в 2010 г.

Независимо от того, каким образом перечень дел закреплен в номенклатуре, дела должны формироваться строго в соответствии с номенклатурой. Включать документы в дела иным образом запрещается.
   Правило 2. Дело считается заведенным с момента подшивки в него хотя бы одного документа.
   Правило 3. Одновременно с включением в дело документов оформляется его обложка.Оформление обложки дела состоит в нанесении на нее определенной информации:- наименование организации;- наименование структурного подразделения;- индекс (номер) дела;- заголовок дела;- срок хранения документов дела.Наименование организации и наименование структурного подразделения указываются в точном соответствии с официально установленным названием.Индекс дела переносится на обложку из номенклатуры дел. Заголовок записывается на обложке дела в точном соответствии с номенклатурой дел службы кадров.Срок хранения документов также указывается в соответствии с номенклатурой дел.

Вопрос.

В начале осени организация сменила наименование. В текущем делопроизводстве находится множество дел, в т. ч. оформлены дела с документами по личному составу. При этом на всех обложках указано прежнее наименование организации. Требуется ли переоформлять все дела (менять обложки дел), имеющиеся в делопроизводстве организации?

Ответ : В рассматриваемой ситуации не требуется переоформлять обложки дел. При изменении наименования организации в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке дела указывается новое наименование этой организации, а прежнее наименование заключается в скобки.
   Правило 4.

В дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы, содержащие все необходимые реквизиты.
   Правило 5. В дело включается по одному экземпляру каждого документа.
   Правило 6. В дела включаются подлинники документов, за исключением некоторых случаев.

Дело может содержать копию документа тогда, когда подлинник отсылается в другую организацию (или гражданину), а у автора остается второй экземпляр (копия). В основном это касается переписки. Если в организации ведутся личные дела работников, то в них помещаются копии следующих документов:- приказы по личному составу (о приеме, переводах, увольнении, поощрении и др.

);- документы об образовании, повышении квалификации, присвоении разряда или второй профессии и др.

Большинство кадровых документов хранится именно в подлинниках: приказы по личному составу и другие распорядительные документы, локальные нормативные акты (правила, положения, инструкции и др.

), личные карточки работников, учетные и регистрационные книги, журналы, служебные записки, трудовые договоры и др.    Правило 7. Не помещаются в дела проекты документов, дублетные экземпляры, а также документы, подлежащие возврату.

   Правило 8. Некоторые виды документов необходимо группировать в дела отдельно.Раздельно группируются:   • документы постоянного и временного хранения;   • разные виды распорядительных документов;   • подлинники и копии документов;   • годовые, квартальные и месячные планы и отчеты;   • утвержденные документы и их проекты.

   Правило 9. В дело помещаются документы одного календарного года.

Исключение из этого правила составляют: переходящие дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы конкретного сотрудника, документы комиссий, которые группируются в дело в период их деятельности, и некоторые другие документы.

   Правило 10. В дело помещается не более 250 листов (толщина дела при этом составляет не более 4см). При большем количестве документов формируются тома (части) дел.

   Правило 11. Внутри дела документы располагаются в определенном порядке.
Документы в делах группируются по хронологическому или тематическому признаку либо их сочетанию.

Группировка документов в дела

ДокументыПравила группировки документов в дела
Входящие документыГруппируются в дела по датам поступления
Исходящие документыГруппируются в дела по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов
Локальные нормативные акты, утвержденные в качестве самостоятельных документовГруппируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в пределах одного календарного года
Локальные нормативные акты, утвержденные распорядительными документамиЯвляются приложениями к распорядительным документам (приказам, распоряжениям, решениям, постановлениям) и группируются в дела вместе с указанными документами
Приказы по основной деятельностиГруппируются отдельно от приказов по личному составу. Подлинные экземпляры систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров
Документы к приказам по основной деятельностиГруппируются и подшиваются отдельно от приказов по основной деятельности и хранятся у лица, готовившего их проекты
Приказы по личному составуГруппируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения
ПерепискаГруппируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается в дело за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д.
ПротоколыРасполагаются в хронологическом порядке по датам их составления
Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнениюГруппируются в дела по направлениям деятельности организации
Утвержденные планы, отчеты, сметы, титульные спискиГруппируются отдельно от их проектов
Плановые и отчетные документыХранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления
Перспективные планы, рассчитанные на несколько летФормируются в деле первого года, а отчеты по выполнению этих планов – в деле последнего года
Документы в личных делахРасполагаются в хронологическом порядке по мере их поступления
Личные карточки работниковФормируются в дело по алфавиту фамилий
Лицевые счета по заработной плате работниковГруппируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий

   Правило 12. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся; в отдельный том (часть) выделяются приложения объемом свыше 250 листов.

Источник: https://www.bizneshaus.ru/kadry_gpup_del.html

основы архивной деятельности

Группировка документов при формировании дел по номинальному признаку

4.1.4. Порядок систематизации дел в пределах архивного фонда организации

Архивные документы от организаций – источников комплектования принимаются на постоянное хранение в архив только в упорядоченном состоянии, поэтому заниматься систематизацией дел внутри архивного фонда сотрудникам архивохранилища, как правило, не приходиться.

Систематизация электронных документов и формирование контейнеров электронных документов перед передачей их на хранение в архив осуществляется в организации – источнике комплектования в соответствующей информационной системе.

В ряде случаев в архивах проводится систематизация дел внутри архивного фонда:·         при поступлении в архив россыпи документов (архивные документы в россыпи могут поступить в архив в случае срочной ликвидации организации, вследствие чрезвычайных обстоятельств или стихийных бедствий); при переработке описей (переработка описи предусматривает составление новой описи взамен старой, которая не отвечает требованиям поиска и учета архивных документов. В процессе переработки описи проводится экспертиза ценности документов, уточнение их фондовой  принадлежности, крайних дат, уточнение или составление новых заголовков дел, а также осуществляется систематизация дел по вновь разработанной схеме. В ряде случаев составляется и новый справочный аппарат к описи.

Сотрудники архивохранилища должны хорошо знать правила классификации, которая отражает внутреннюю организацию дел архивного фонда и закрепляется описью на них.

В пределах архивного фонда архивные документы организуются по единицам хранения, которые являются классификационными единицами архивного фонда.

Единицей хранения архивных документов на бумажной основе является дело, т.е. совокупность документов или отдельный документ, заключенные в обособленную обложку или папку.

Единицей хранения электронных документов в настоящее время считается контейнер электронного документа, т.е. упаковка, включающая электронный документ в формате архивного хранения и его метаданные (zip-архив).

Организация архивных документов на бумажной основе в пределах архивного фонда складывается из следующих этапов:

·       определение признаков и разработка схемы классификации дел архивного фонда (этап классификации);

·       распределение дел в соответствии со схемой классификации (этап систематизации).

Таким образом, процессу систематизации дел внутри архивного фонда предшествует разработка схемы классификации дел в пределах архивного фонда. Под классификацией архивных документов в пределах архивного фонда понимается их научная группировка в соответствии с исторически сложившейся структурой фондообразователя или основными направлениями и вопросами его деятельности.

В основе разработки классификационной схемы учитываются те же признаки, которые учитываются и при формировании архивных документов и дел в делопроизводстве организации, и при их описании.

Распределение дел внутри архивного фонда производится с учетом основных и второстепенных признаков.

Практическое осуществление классификации дел в пределах архивного фонда называется систематизацией.

Основными классификационными признаками являются:

·       структурный – в соответствии со структурными подразделениями организации-фондообразователя;

·       функциональный или отраслевой – с учетом функций или отраслей деятельности организации-фондообразователя;

·       тематический – по темам, которых касается содержание документов;

·       хронологический – по периодам, к которым относятся документы.

Второстепенными классификационными признаками являются:

·       номинальный — по видам дел, видам и разновидностям документов;

·       авторский — по наименованиям учреждений или фамилиям лиц, которые являются авторами документов;

·       корреспондентский — по учреждениям и лицам, с которыми велась переписка фондообразователем;

·       предметно-вопросный — с учетом вопросов, которых касается содержание документов;

·       географический — по территориям, населенным пунктам и географическим понятиям, с которыми связано содержание документов, их авторы или корреспонденты;

·       хронологический — по датам, к которым относятся документы.

Для составления схемы классификации необходимо запомнить 4 правила!Правило первое – для разработки схемы используют только основные признаки.Правило второе – из всей совокупности признаков берут только два.Правило третье – одним из двух выбранных признаков, как правило, должен быть хронологический.Правило четвертое – выбранные признаки в схеме классификации могут меняться местами.

Исходя из этих 4-х правил можно построить несколько типов классификационных схем:

·       хронологически-структурная или структурно-хронологическая;

·       хронологически-функциональная (хронологически-отраслевая) или функционально-хронологическая (отраслевая-хронологическая);

·       хронологически-тематическая или тематически-хронологическая.

В исключительных случаях может использоваться хронологически-номинальная или номинально-хронологическая схема.

Хронологически-структурная схема применяется обычно в том случае, если организация действующая (с учетом дальнейшего пополнения ее архивного фонда) или организация ликвидирована, но структура ее часто изменялась.

Структурно-хронологическая схема сможет применяться для архивного фонда, имевших стабильную структуру или ликвидированных организаций.

Данные типы схем являются наиболее распространенными.

Хронологически-функциональная или функционально-хронологическая, хронологически-отраслевая или отраслевая – хронологическая схемы применяются для организации архивного фонда тех фондообразователей, у которых нет подразделений или они подвергались частым изменениям.

Дела в соответствии с этими схемами располагаются по типовым направлениям деятельности – функциям (руководство, планирование, финансирование и т.д.) или направлениям деятельности, отражающим специфику данного фондообразователя (медицинское обслуживание, организация учебного процесса, пчеловодство и т.д.)

Хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схема применяются для небольших по объему фондов и для архивных коллекций.

Хронологически-номинальная или номинально-хронологическая схемы применяются для фондов бесструктурных фондообразователей при небольшом объеме дел.

При использовании в схеме номинального признака учитывают вид дела (журналы учета, книги регистрации, материалы и т.п.) или вид документа (протоколы, приказы, планы, отчеты и т.п.).

По таким же схемам организуются документы внутри каждого архивного фонда, вошедшего в состав объединенного архивного фонда. При этом для фондов однотипных организаций используются одинаковые классификационные схемы

Далее дела фондов, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по алфавиту их названий, по хронологии их создания.

Для коллекций могут применяться следующие съемы:

– тематически-хронологическая или хронологически-тематическая;

– номинально-хронологическая  или хронологически-номинальная;

– тематически-номинальная или номинально-тематическая.

После расположения документов в соответствии со схемой классификации, далее они могут располагаться по видам документов, по авторскому, корреспондентскому, вопросному, географического признакам. Авторы, корреспонденты, географические наименования могут располагаться как по значимости, так и по алфавиту.

Свою специфику имеет систематизация электронных документов, которая выражается в  их нефондовой организации. Это связано с тем, что электронные документы группируются в первую очередь по видам носителей информации, а внутри видов носителей – по форматам представления информации и затем по характеру зафиксированной информации.

Тип, вид носителя определяется соглашением сторон при передаче электронных документов в архив.

Сотрудники архивохранилища, изучив порядок организации дел внутри архивного фонда, осуществляют предварительную систематизацию дел в соответствии с ранее разработанной схемой классификации.

Предварительную систематизацию можно проводить с использованием карточек на дела с заголовками (при карточном способе систематизации).

Группировка непосредственно дел или карточек в соответствии с принятой схемой проводится сначала по основным признакам: по структурным частям, отраслям или функциям деятельности, темам, хронологии, затем по второстепенным признакам: по видам документов или дел, алфавиту авторов или корреспондентов, содержанию, алфавиту географических названий и опять хронологии. При систематизации учитываются и делопроизводственные индексы дел.

Сложность классификации в пределах самой мелкой группы дел заключается в том, что приходится одновременно учитывать все признаки и располагать дела в систематическом порядке с учетом значимости авторов, корреспондентов, содержания и т.д.

Так, например, дела внутри структурного подразделения можно расположить последовательно с учетом признаков:

– номинального (по значимости видов документов);

– авторского (по значимости или в алфавитной последовательности авторов);

– корреспондентского (по значимости или алфавитной последовательности корреспондентов);

– предметно-вопросного (по значимости вопросов);

– географического;

– хронологического.

При распределении дел по схемам классификации необходимо иметь в виду следующее:

– дела относятся к тому году, в котором они начаты производством или в котором поступили в данное учреждение (структурное подразделение) из другого учреждение (структурного подразделения) для продолжения делопроизводством;

– планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от времени их составления; перспективные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы – к последнему году отчетного периода;

– дела, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены делопроизводством;

– в пределах года или хронологического периода дела располагаются по значимости структурных частей фонда.

Принадлежность дел к какому-либо структурному подразделению устанавливается по названию структурного подразделения, обозначенного на обложке дела, индексам, присвоенным структурным подразделениям, резолюциям, подписям должностных лиц, регистрационному штампу, содержанию документов.

При расположении единиц хранения по хронологии необходимо сначала помещать единицы хранения, датированные числом, месяцем и годом, затем – единицы хранения, датированные месяцем и годом, и, наконец – единицы хранения, датированные только годом.

Разработанная схема классификации с распределением дел внутри группы оформляется в текстовом варианте и включается в дело фонда (см. п. 2.1.2).

В схеме классификации документов архивного фонда последовательно перечисляются все разделы, подразделы и более мелкие деления, в которые должны быть сгруппированы документы дела фонды. Порядок расположения документов дел в пределах самых низших делений отражается перечислением заголовков дел.

Разработка схемы классификации дел фондов является важным шагом для практического осуществления научной организации документов государственного и муниципального архивов. Кроме того, классификационная схема – это основа структуры описи.

Практическое осуществление организации документов архивного фонда, т.е. систематизация может проводиться двумя способами: непосредственной группировкой и расположением документов и дел в соответствии со схемой классификации или карточным способом.

При непосредственной систематизации дела физически группируются по разделам и другим более мелким делениям схемы и последовательно располагаются с учетом указанного в схеме порядка.

При карточном способе систематизации группируются не сами дела, а карточки с описанными на них делами. Карточки для описания располагаются в предусмотренной схемой классификации последовательности и нумеруются в порядке валовой нумерации. И только после этого проводится уже окончательная группировка дел фонда.

Карточный способ классификации документов наиболее удобен в тех случаях, когда архивный фонд велик по объему и сложен по составу. Кроме того, этот способ обеспечивает большую сохранность документов, т.к. не требует многократного перемещения единиц хранения, а также экономит рабочее время.

После проведения группировки карточек в соответствии с классификационной схемой на них проставляются архивные цифры (см. п. 4.1.5). Затем необходимо сопоставить заголовки дел на обложках и карточках.

Завершается систематизация фактической подборкой дел по карточкам и их расположением в соответствии с проставленными на карточках архивными шифрами.

К полному тексту Методики

Источник: http://archives.ru/documents/methodics/OAD/texts/4.1.4..html

Формирование дел в организации и их текущее хранение

Группировка документов при формировании дел по номинальному признаку

В начале каждого года в организации начинается формирование документов в дела. Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Централизованное и децентрализованное формирование дел в организации

В организациях дела формируются централизованно в службе документационного обеспечения управления (секретариат, канцелярия, отдел делопроизводства и т.п.) или децентрализованно – в структурных подразделениях. Практика показывает, что дела формируются, в основном, децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях.

Организационно-распорядительные документы, формы их регистрации (учета), сводная текстовая и статистическая планово-отчетная документация, переписка и другие документы по вопросам основной деятельности формируются в службе документационного обеспечения управления (ДОУ).

Документы, отражающие отдельные направления деятельности организации, формируются в дела по месту их составления в соответствующих структурных подразделениях, в компетенцию которых входят те или иные вопросы согласно положению о них (например, согласно положению о планово-экономическом отделе, отделе бухгалтерского учета и отчетности, отделе кадров и т.д.).

Формированием дел в структурных подразделениях организации занимаются работники, ответственные за ведение делопроизводства. Контроль за формированием дел осуществляется службой ДОУ.

Руководитель архива организации или ответственный за архив оказывает необходимую методическую помощь работникам структурных подразделений в формировании дел, а также проводит проверки правильности формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Правила формирования дел

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

● помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

● включать в дело по одному экземпляру документа;

● помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

● помещать приложения вместе с основными документами;

● группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

● раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

Обратите внимание! Дело не должно превышать 250 листов при толщине корешка не более 4 см. В случае, если корешок дела превышает 4 см, документы дела разбиваются на тома. Индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «том 1», «том 2» и т.д.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или сочетании.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию в логической последовательности освещали определенные вопросы.

Дела заводятся по хронологическому, тематическому признаку или их сочетанию. Входящие документы располагаются по датам поступления, исходящие – по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Группировка в дела отдельных видов документов

Нормативные правовые и распорядительные акты группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в пределах одного календарного года.

Не допускается формировать в одно дело разные виды распорядительных документов, например приказы, распоряжения и указания.

Каждый вид распорядительного документа формируется в самостоятельное дело со своей валовой нумерацией и, соответственно, подлежит регистрации в самостоятельном журнале (книге).

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы по личному составу, имеющие согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.

2010 № 558) разные сроки хранения, формируются в самостоятельные дела и имеют свою собственную регистрацию в соответствующей учетной форме (журнал, книга, картотека).

Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.

В соответствии со ст. 19б Перечня типовых управленческих архивных документов образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы:

● о приеме, перемещении, совмещении, переводе, увольнении;

● аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (чинов);

● изменении фамилии;

● поощрении, награждении;

● оплате труда, премировании, различных выплатах;

● всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпусках по беременностям, родам, уходу за ребенком, отпусках без сохранения содержания (заработной платы);

● дежурствах по профилю основной деятельности;

● длительных внутрироссийских и зарубежных командировках, командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы:

● о дисциплинарных взысканиях;

● ежегодных оплачиваемых отпусках, учебных отпусках;

●  дежурствах;

●  краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Практика использования документов по личному составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности.

Например, следует отдельно группировать в дела приказы о приеме, перемещении, совмещении, переводе и увольнении работников, т.е. связанных с их трудовым стажем, и отдельно – приказы о премировании, поощрении и других выплатах, в которых содержатся сведения о заработной плате.

При этом в каждом деле приказы должны иметь самостоятельную валовую нумерацию.

Положения, инструкции, правила, утвержденные нормативными правовыми и распорядительными актами (приказами, распоряжениями, решениями, постановлениями и т.п.), группируются вместе с указанными документами. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по датам их составления и в порядке возрастания их номеров. Имеющиеся приложения к протоколам формируются в одно дело, т.е. вместе с протоколами. В случае большого объема приложений к протоколам приложения формируются в отдельные дела по датам протоколов и их номерам.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, штатные расписания и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления и систематизируются следующим образом:

● внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

● анкета (личный листок по учету кадров) и дополнение к нему;

● автобиография, резюме;

● документы об образовании;

● заявление о приеме на работу;

● приказ (распоряжение) о приеме на работу;

● трудовой договор;

● договор о материальной ответственности (при его наличии);

● копии приказов (распоряжений) о перемещении, совмещении, переводе, аттестации, повышении квалификации, установлении окладов, отпусках без сохранения содержания, уходу за ребенком и др.;

● дополнительные соглашения к трудовому договору;

● копии свидетельств о браке, документов о перемене фамилии;

● аттестационные листы;

● копии паспорта, ИНН, ПФР и иных личных документов работника;

● справки о регистрации по месту жительства;

● медицинские справки;

● заявление об увольнении;

● копия приказа (распоряжения) об увольнении.

Личные карточки работников (унифицированная форма № Т-2) формируются в самостоятельные дела по алфавиту фамилий отдельно от личных дел.

Лицевые счета по заработной плате работников располагаются в делах в алфавитном порядке фамилий.

Подготовка дел к передаче на хранение

Источник: https://www.profiz.ru/sr/8_2011/formirovanie_del/

5.2 Формирование дел

Группировка документов при формировании дел по номинальному признаку

При формировании документов в дела используются следующие основные признаки заведения дел:

  • номинальный;

  • предметно-вопросный;

  • авторский;

  • корреспондентский;

  • географический;

  • хронологический.

Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т.д.

При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание, например:

Документы по вопросам повышения качества продукции (акты, справки, рекламации, докладные записки).

Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора, например:

Протоколы производственных совещаний ЗАО «Контакт» за 2001 г.

Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса, например:

Переписка с машиностроительными предприятиями о взаимных расчетах за 2001г.

Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку. Например:

Переписка с предприятиями Восточной Сибири по вопросам поставки продукции.

Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку, например:

Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и капитальных вложениях за 2001г.

Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.

Документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

1) раздельно группируются:

  1. документы постоянного и временного сроков хранения;

  2. подлинники и копии документов;

  3. годовые, квартальные и месячные планы и отчеты;

  4. утвержденные документы и их проекты;

  1. в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

  2. каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов (например, копия документа должна иметь отметку о заверении копий);

  3. каждый подшиваемый в дело документ должен иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело;

  4. в дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года (например, личные дела ведутся на всем протяжении периода работы сотрудника в организации).

  5. в одно дело помещается не более 250 листов (или толщина дела должна быть не более 4 сантиметров);

  6. приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.

Приняты определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовив­шего их проекты.

Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам.

Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, титульные списки группируются отдельно от их проектов.

Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления. Например, план на 2002г.

, составленный в 2001г., должен быть отнесен к 2002г., а отчет за 2001г., составленный в 2002г. – к 2001г.

Перспективные планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в деле первого года, а отчеты по выполнению перспективных планов – в деле последнего года.

Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности, например, документы отчета о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, пояснительной записки и приложений к нему, располагают в таком порядке: пояснительная записка к отчету, затем баланс и в конце – приложения.

Лицевые счета сотрудников предприятия по заработной плате группируются в самостоятельные дела располагаются в них по алфавиту фамилий.

Протоколы заседаний, совещаний у руководства и др. группируются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.

Переписка группируется за календарной год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом –

Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса.

Источник: https://studfile.net/preview/6404699/page:19/

Криминальный мир
Добавить комментарий